Praca na jednym pliku Excela w kilka osób - udostępnianie pliku

Dawno temu korzystałem z tego rozwiązania i kilka dni temu ponownie musiałem z tego skorzystać tylko tym razem, już na nowszej wersji Excela, a właściwie Office tj. 365 co było troszkę problematyczne, ale bardziej pod kątem ustawienia opcji, która pozwoli na pracę na jednym pliku dla kilku osób niż samej pracy nad plikiem.

Udostępnianie plików Excel tj. Skoroszyt udostępniony, to metoda umożliwiająca współpracę z innymi osobami nad tym samym plikiem Excela. Dzięki tej metodzie wiele osób może jednocześnie edytować plik Excel tzw. edycja współbieżna, czyli wprowadzanie zmian przez wielu użytkowników jednocześnie i widzenie ich w czasie rzeczywistym, np. gdy chcemy współpracować nad danymi lub raportami z innymi osobami.

Aby skorzystać z tej funkcji, należy wykonać następujące kroki:
Utwórz nowy skoroszyt lub otwórz istniejący plik Excela, który chcesz udostępnić. Kliknij pozycję Recenzja -> Udostępnij skoroszyt na pasku narzędzi. Na karcie Edycja zaznacz pole wyboru "Pozwalaj na zmiany wprowadzane jednocześnie przez wielu użytkowników". Możesz też ustawić inne opcje, takie jak historia zmian czy zapis automatyczny. Kliknij przycisk OK, aby zapisać i udostępnić skoroszyt.

W ten sposób wiele osób będzie mogło pracować na jednym pliku Excelowym jednocześnie i wprowadzać zmiany w czasie rzeczywistym.

Jeśli chodzi zaś o udostępnienie w ten sposób, ale z poziomu Microsoft Excel 365 to wykonujemy następujące czynności: Najpierw musimy dodać fukcję do paska narzędzi:
Microsoft 365 -> Recenzja -> na pasku narzędzi.- tj. na wstążce - klikając prawym przyciskiem myszy -> Dostosuj wstążkę -> Otwiera się okno z Opcjami programu Excel i jesteśmy na Dostosowywaniu Wstążki.
"Wybierz polecenie z:" otworzyć listę rozwijana, wybrać "Polecenia, których nie ma na wstążce" -> znaleźć "Udostępnij skoroszyt (starsza wersja)" zaznaczyć ta opcje.
W polu "Dostosuj Wstążkę:" pozostać na "Karty główne", kliknąć prawym przyciskiem myszy na grupę "Recenzja" i dodać nowa grupę. Zaznaczyć ta nową dodana grupę oraz upewnić się że w dalszym ciągu mamy zaznaczona opcje "Udostępnij skoroszyt (starsza wersja)" i kliknąć "Dodaj >>" pomiędzy oknami z wstążkami.

Dalej, by udostępnić plik należy postępować jak poprzednio, tj:
Recenzja -> "Udostępnij skoroszyt (starsza wersja)" na pasku narzędzi.

Udostępnianie plików Excel za pomocą funkcji “Skoroszyt udostępniony” ma wiele zalet, takich jak:

• Łatwość współpracy i komunikacji nad danymi lub raportami,
• Oszczędność czasu i miejsca na dysku dzięki unikaniu tworzenia wielu kopii pliku,

Jednak ta funkcja ma też pewne ograniczenia i wady, takie jak:

• Niekompatybilność z niektórymi funkcjami Excela, takimi jak tabele przestawne, diagramy,
• Ryzyko utraty danych lub konfliktów w przypadku awarii sieci lub komputera,
• Możliwość nadpisania zmian innych użytkowników przez nieuwagę lub błąd.